Ngành tổ chức sự kiện chỉ mới bắt đầu phổ biến ở Việt Nam trong một vài năm trở lại đây và ngày một phát triển mạnh mẽ. Để theo đuổi công việc này, nhân viên không chỉ chăm chỉ nỗ lực hết mình mà còn phải có đầu óc sáng tạo, nhanh nhạy trong mọi tình huống.
Xem thêm:
Dù đã có mặt ở Việt Nam trong thời gian khá dài, nhưng nhiều người vẫn thắc mắc ngành tổ chức sự kiện là gì ? Ngành này có vai trò gì đối với đời sống xã hội. Hiểu một cách đơn giản thì nhân viên làm công việc tổ chức sự kiện sẽ phải lên kế hoạch, ý tưởng tổ chức các buổi tiệc, buổi lễ truyền thông, hội thảo, triển lãm…đảm bảo thành công tốt đẹp.
Tổ chức sự kiện là nghề rất hot
Tất cả mọi vấn đề liên quan đến sự kiện từ kịch bản cho tới trang thiết bị, đồ dùng, nhân sự, hậu cần, thực phẩm…đều phải được nhân viên sự kiện kiểm tra, rà soát. Vì nhiều mục đích khác nhau mà hiện nay rất nhiều công ty, doanh nghiệp có nhu cầu tổ chức các hoạt động sự kiện nhằm quảng bá thương hiệu, quảng cáo sản phẩm, khẳng định tên tuổi. Chính vì thế các nhãn hàng cần có sự hỗ trợ của những người chuyên về lĩnh vực ngành tổ chức sự kiện hỗ trợ tối ưu nhất.
Tổ chức sự kiện đã và đang trở thành lĩnh vực không thể thiếu trong cuộc sống xã hội hiện đại. Một số loại hình sự kiện phổ biến nhất hiện nay là :
Mỗi lĩnh vực tổ chức sự kiện đều có đặc thù riêng và hướng đến một đối tượng người tham gia nhất định. Vì vậy đơn vị đứng ra làm chương trình cần hiểu rõ tính chất của hoạt động sự kiện, hiểu về nhu cầu mong muốn của khách hàng.
Nhân viên tổ chức sự kiện cần nhiều kỹ năng
Nhân viên làm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện được ví là người “làm dâu trăm họ” phải biết nhiều kiến thức để có thể xây dựng một chương trình hoàn hảo. Vậy nhân viên sự kiện cần có những tố chất gì ?
Nhiều người nghĩ rằng thông minh, sáng tạo có nhiều ý tưởng thú vị là khả năng thiên phú của mỗi cá nhân khó có thể học tập từ bất cứ ai. Tuy nhiên trên thực tế, tư duy sáng tạo hoàn toàn có thể trau dồi bằng cách ghi nhận, quan sát từ những sự việc xảy ra xung quanh mình.
Nhân viên sự kiện cần phải đọc, nghe và cảm nhận những nguồn thông tin khác nhau từ đó lên ý tưởng làm chương trình. Sự sáng tạo cũng được thể hiện trong quá trình tìm kiếm địa điểm tổ chức, thiết kế, trang trí, tổ chức biểu diễn tiết mục nghệ thuật, thông điệp sự kiện. Cảm hứng cũng ảnh hưởng đến việc có thể lên ý tưởng tổ chức một chương trình thành công hay không.
Bên cạnh sự sáng tạo, nhân viên sự kiện cũng cần phải có kỹ năng lên kịch bản cũng như viết kịch bản, hình dung chương trình sẽ diễn ra như thế nào. Khả năng viết và truyền tải tất cả các thông tin quan trọng bằng chữ là rất quan trọng. Dù có ý tưởng và khả năng sáng tạo tốt nhưng nếu không thể diễn đạt được bằng văn bản thì mọi việc cũng sẽ vô nghĩa.
Nội dung kịch bản cần chi tiết, súc tích, không nên quá nhiều câu chữ rườm rà. Ngoài ra, nhân viên cũng cần biết viết Proposal và thành thạo kỹ năng Powerpoint để có thể trình bày ý tưởng của mình cho khách hàng, đồng nghiệp thông qua các biểu mẫu. Vì thế việc học một khóa
Check-list giúp các nhân viên có thể kiểm soát các công việc một cách hiệu quả. Kỹ năng lên check-list phụ thuộc vào khả năng bao quát công việc của nhân viên tổ chức. Để hoàn thành bản check-list một cách hoàn hảo, nhân viên phải có sự tỉ mỉ, chu đáo, cẩn trọng và chuyên nghiệp.
Trong quá trình tổ chức sự kiện, nhân viên bắt buộc phải tiếp xúc với nhiều nhà cung cấp dịch vụ, các đơn vị hành chính cấp giấy phép tổ chức hoạt động. Chính vì thế nhân viên sự kiện phải có kỹ năng giao tiếp tốt, hiểu rõ những điều mình cần.
Họ phải biết cách đàm phán vừa mềm mỏng vừa cứng rắn để đạt được mục tiêu của mình. Kỹ năng này, nhân viên có thể học hỏi từ những đàn anh đi trước có kinh nghiệm hơn.
Một số nguyên tắc trong kỹ năng quản lý tài chính mà tất cả những nhân viên làm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện cần biết là:
Để có thể triển khai và giám sát các hoạt động diễn ra trong sự kiện suôn sẻ, nhân viên tổ chức sự kiện rất cần những điều sau:
Trong ngành tổ chức sự kiện có rất nhiều vị trí công việc khác nhau và các nhân viên đảm nhiệm vai trò của mình sẽ phải phối hợp với nhau chặt chẽ để hoàn thành chương trình :
Đạo diễn là người có vị trí cao nhất trong nhóm ekip thực hiện tổ chức sự kiện. Đây sẽ là người phụ trách lên ý tưởng cho chương trình cũng như quản lý giám sát chung quá trình diễn ra sự kiện. Đạo diễn sự kiện phụ trách nhiều mảng công việc khác nhau như : đạo diễn hình ảnh, âm thanh, sân khấu, kịch bản, ánh sáng…
Điều phối viên phải di chuyển nhiều
Đây sẽ là người phải hoạt động nhiều nhất trong quá trình sự kiện diễn ra. Điều phối viên sẽ phải trực tiếp chỉ đạo các hoạt động khu vực sân khấu, khu vực điều khiển chung, bàn lễ tân, nơi đón khách…Thông thường nhân viên sẽ phải mặc đồ đen, tối màu để tránh nhầm lẫn với khách mời, nghệ sĩ biểu diễn.
Trách nhiệm của điều phối viên là đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, không gặp bất cứ sự cố nào. Vị trí công việc này đòi hỏi ứng viên ít nhất 1-2 năm kinh nghiệm và phải có sức khỏe tốt, có thể bao quát được mọi hoạt động.
Nhân viên kinh doanh hay sales event là người có nhiệm vụ tiếp xúc và khai thác thông tin khách hàng có nhu cầu tổ chức sự kiện. Nhân viên sẽ phải tư vấn cho khách hàng về địa điểm, quy mô và một số ý tưởng cơ bản cho sự kiện.
Nhân viên sale sự kiện cần có ngoại hình chỉn chu
Nhân viên đảm nhiệm công việc này cần có ngoại hình thu hút, khéo léo giao tiếp, có khả năng thuyết phục khách hàng. Ngoài ra nhân viên sale sự kiện cũng phải có nhiều mối quan hệ và sở hữu kinh nghiệm cá nhân tốt, để hoàn thành tốt công việc. Mức lương, thưởng hoa hồng của nhân viên kinh doanh rất cao, lên tới hàng chục triệu đồng mỗi tháng nếu có thu hút nhiều khách hàng sử dụng dịch vụ.
Thiết kế đồ họa 2D và 3D là vị trí có vai trò rất quan trọng trong một công ty tổ chức sự kiện. Thiết kế 2D sẽ thực hiện thiết kế các ấn phẩm, card, poster, quà tặng, backdrop, standee, banner, ngoài ra có thể là hồ sơ đấu thầu sự kiện. Trong khi đó thiết kế 3D sẽ phải dựng sân khấu. Đây sẽ là vị trí quan trọng trong quyết định tới việc chốt sale dự án.
Vị trí này sẽ chịu trách nhiệm công việc điều khiển hiệu ứng ánh sáng và âm thanh trong tổ chức sự kiện. Tuy nhiên công việc này thường được tích hợp cho đạo diễn âm thanh, ánh sáng hoặc nhân viên điều phối. Chỉ khi sự kiện thiếu nhân sự thì sẽ phải thuê ngoài.
Nhân viên phụ việc sẽ phải làm những nhiệm vụ như cài mic cho nghệ sĩ, bê đồ đạc, chuẩn bị đồ ăn, chỉ đường cho khách mời, dán sticker và thực hiện các công việc khác theo mệnh lệnh của đạo diễn, điều phối viên. Công việc này phù hợp với các sinh viên part-time.
Sự kiện thành công đòi hỏi nhiều bộ phận liên kết
Content sẽ thực hiện vai trò lên kịch bản, nội dung thông điệp sự kiện, kịch bản cho MC, nội dung truyền thông sự kiện…Content thường phải có 1-2 năm kinh nghiệm và sẽ phải thực hiện được nhiều văn phòng khác nhau đảm bảo phù hợp với chương trình sự kiện.
Muốn tạo ra một sự kiện thành công thì những nhân viên tổ chức phải mất rất nhiều công sức, thời gian và cả tiền bạc. Mỗi sự kiện sẽ có tính chất khác nhau nhưng cơ bản các nhân viên sẽ phải thực hiện quy trình như sau :
Khâu chuẩn bị trước sự kiện đóng vai trò quan trọng đến sự thành công của chương trình vì thế đơn vị tổ chức cần chuẩn bị một kế hoạch cụ thể chi tiết :
Những quy trình sẽ diễn ra trong sự kiện bao gồm :
Sau khi sự kiện đã kết thúc, nhân viên tổ chức vẫn cần lưu ý thực hiện tốt các vấn đề sau:
Tổ chức sự kiện là ngành nhiều bạn trẻ yêu thích
Ngành tổ chức sự kiện là một trong những nhóm ngành hấp dẫn nhiều bạn trẻ hiện nay nhờ thu nhập cao, tính chất công việc năng động thoải mái. Tuy nhiên để theo đuổi ngành này, các bạn trẻ cần học tập và trau dồi rất nhiều kỹ năng khác nhau, đồng thời chịu được áp lực từ phía khách hàng, đối tác.
Thị trường tiền điện tử ngày càng nhận được sự quan tâm của giới đầu…
Trong thời gian qua, cùng với sự phát triển nở rộ của thị trường tiền…
Với những nhà đầu tư và yêu thích công nghệ blockchain có lẽ đã không…
Litentry (LIT coin) được đánh giá là một trong các dự án gây sốt hiện…
Cùng với sự phát triển của công nghệ 4.0 hiện đại thì bán hàng online…
Lịch sử luôn là một trong những đề tài thu hút tái hiện những câu…