Tổ chức sự kiện là gì ? Tìm hiểu nghề tổ chức sự kiện

Ngành tổ chức sự kiện chỉ mới bắt đầu phổ biến ở Việt Nam trong một vài năm trở lại đây và ngày một phát triển mạnh mẽ. Để theo đuổi công việc này, nhân viên không chỉ chăm chỉ nỗ lực hết mình mà còn phải có đầu óc sáng tạo, nhanh nhạy trong mọi tình huống.

Xem thêm:

Ngành tổ chức sự kiện là gì ?

Dù đã có mặt ở Việt Nam trong thời gian khá dài, nhưng nhiều người vẫn thắc mắc ngành tổ chức sự kiện là gì ? Ngành này có vai trò gì đối với đời sống xã hội. Hiểu một cách đơn giản thì nhân viên làm công việc tổ chức sự kiện sẽ phải lên kế hoạch, ý tưởng tổ chức các buổi tiệc, buổi lễ truyền thông, hội thảo, triển lãm…đảm bảo thành công tốt đẹp.

Tổ chức sự kiện là nghề rất hot

Tất cả mọi vấn đề liên quan đến sự kiện từ kịch bản cho tới trang thiết bị, đồ dùng, nhân sự, hậu cần, thực phẩm…đều phải được nhân viên sự kiện kiểm tra, rà soát. Vì nhiều mục đích khác nhau mà hiện nay rất nhiều công ty, doanh nghiệp có nhu cầu tổ chức các hoạt động sự kiện nhằm quảng bá thương hiệu, quảng cáo sản phẩm, khẳng định tên tuổi. Chính vì thế các nhãn hàng cần có sự hỗ trợ của những người chuyên về lĩnh vực ngành tổ chức sự kiện hỗ trợ tối ưu nhất.

Các lĩnh vực tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện đã và đang trở thành lĩnh vực không thể thiếu trong cuộc sống xã hội hiện đại. Một số loại hình sự kiện phổ biến nhất hiện nay là :

Sự kiện PR thúc đẩy hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp như : thông cáo báo chí, lễ khai trương, hội nghị khách hàng…
Sự kiện marketing ra mắt sản phẩm mới.
Chương trình hội chợ.
Sự kiện vùng miền của quốc gia như lễ hội quảng bá du lịch địa phương…
Sự kiện khẳng định thương hiệu doanh nghiệp như lễ kỉ niệm ngày thành lập công ty, tiệc cuối năm…
Sự kiện gây quỹ từ thiện, xây dựng nhà ở tình thương,chương trình cộng đồng…
Các buổi biểu diễn âm nhạc, chương trình giải trí, sự kiện triển lãm nghệ thuật, liveshow.
Các hội nghị, hội thảo quy mô Nhà nước.
Sự kiện thể thao, văn hóa, tổ chức các giải đấu.

Mỗi lĩnh vực tổ chức sự kiện đều có đặc thù riêng và hướng đến một đối tượng người tham gia nhất định. Vì vậy đơn vị đứng ra làm chương trình cần hiểu rõ tính chất của hoạt động sự kiện, hiểu về nhu cầu mong muốn của khách hàng.

Nhân viên tổ chức sự kiện cần nhiều kỹ năng

Những kỹ năng cần có của nhân viên ngành tổ chức sự kiện

Nhân viên làm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện được ví là người “làm dâu trăm họ” phải biết nhiều kiến thức để có thể xây dựng một chương trình hoàn hảo. Vậy nhân viên sự kiện cần có những tố chất gì ?

Sáng tạo

Nhiều người nghĩ rằng thông minh, sáng tạo có nhiều ý tưởng thú vị là khả năng thiên phú của mỗi cá nhân khó có thể học tập từ bất cứ ai. Tuy nhiên trên thực tế, tư duy sáng tạo hoàn toàn có thể trau dồi bằng cách ghi nhận, quan sát từ những sự việc xảy ra xung quanh mình.

Nhân viên sự kiện cần phải đọc, nghe và cảm nhận những nguồn thông tin khác nhau từ đó lên ý tưởng làm chương trình. Sự sáng tạo cũng được thể hiện trong quá trình tìm kiếm địa điểm tổ chức, thiết kế, trang trí, tổ chức biểu diễn tiết mục nghệ thuật, thông điệp sự kiện. Cảm hứng cũng ảnh hưởng đến việc có thể lên ý tưởng tổ chức một chương trình thành công hay không.

Khả năng xây dựng kịch bản

Bên cạnh sự sáng tạo, nhân viên sự kiện cũng cần phải có kỹ năng lên kịch bản cũng như viết kịch bản, hình dung chương trình sẽ diễn ra như thế nào. Khả năng viết và truyền tải tất cả các thông tin quan trọng bằng chữ là rất quan trọng. Dù có ý tưởng và khả năng sáng tạo tốt nhưng nếu không thể diễn đạt được bằng văn bản thì mọi việc cũng sẽ vô nghĩa.

Nội dung kịch bản cần chi tiết, súc tích, không nên quá nhiều câu chữ rườm rà. Ngoài ra, nhân viên cũng cần biết viết Proposal và thành thạo kỹ năng Powerpoint để có thể trình bày ý tưởng của mình cho khách hàng, đồng nghiệp thông qua các biểu mẫu. Vì thế việc học một khóa

Kỹ năng làm check-list

Check-list giúp các nhân viên có thể kiểm soát các công việc một cách hiệu quả. Kỹ năng lên check-list phụ thuộc vào khả năng bao quát công việc của nhân viên tổ chức. Để hoàn thành bản check-list một cách hoàn hảo, nhân viên phải có sự tỉ mỉ, chu đáo, cẩn trọng và chuyên nghiệp.

Khả năng giao tiếp đàm phán

Trong quá trình tổ chức sự kiện, nhân viên bắt buộc phải tiếp xúc với nhiều nhà cung cấp dịch vụ, các đơn vị hành chính cấp giấy phép tổ chức hoạt động. Chính vì thế nhân viên sự kiện phải có kỹ năng giao tiếp tốt, hiểu rõ những điều mình cần.

Họ phải biết cách đàm phán vừa mềm mỏng vừa cứng rắn để đạt được mục tiêu của mình. Kỹ năng này, nhân viên có thể học hỏi từ những đàn anh đi trước có kinh nghiệm hơn.

Quản lý tài chính

Một số nguyên tắc trong kỹ năng quản lý tài chính mà tất cả những nhân viên làm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện cần biết là:

Tính toán thật kỹ lưỡng khoản thu về của sự kiện : Bao gồm ngân sách được tài trợ, số tiền khách hàng chi trả so với số tiền tổ chức, lợi nhuận từ việc bán sản phẩm từ sự kiện….Không nên để xảy ra tình trạng có quá nhiều khoản phát sinh trong quá trình tổ chức sự kiện dẫn đến thua lỗ
Luôn có dự phòng tài chính : Khi có sự cố bất ngờ xảy ra trong sự kiện, nhân viên cần có kế hoạch tài chính dự phòng để đảm bảo chương trình kết thúc tốt đẹp.
Quản lý khoản tiền chi ra cho các hạng mục luôn tối ưu nhất nhưng mang lại kết quả tốt nhất.

Quản lý và giám sát hiệu quả

Để có thể triển khai và giám sát các hoạt động diễn ra trong sự kiện suôn sẻ, nhân viên tổ chức sự kiện rất cần những điều sau:

Giữ được tinh thần bình tĩnh, sáng suốt trong mọi tình huống.
Tập trung cho mọi chi tiết dù là nhỏ nhất : Nắm được tổng thể yêu cầu chung của chương trình, đánh giá được chất lượng của từng hạng mục và có thể điều chỉnh kịp thời khi cần.
Có thể giải quyết các vấn đề nảy sinh một cách nhanh chóng.
Quản lý thời gian : Lịch trình sự kiện sẽ phải chính xác đến từng chi tiết để đảm bảo chương trình kết thúc đúng giờ, tất cả các hoạt động đều được diễn ra trong khung giờ cố định.
Có ý chí kiên định và có thể dự đoán được các tình huống rủi ro có thể xảy ra. Mỗi một sự cố cần có phương án dự phòng thích hợp, tránh ảnh hưởng nhiều nhất đến chương trình. Điều này sẽ giúp nhân viên sự kiện xử lý được các tình huống khủng hoảng một cách chủ động. Một số sự cố có thể xảy ra như : mưa bão, hỏng thiết bị, mất điện, quá đông hoặc quá st khách….

Các vị trí trong nghề tổ chức sự kiện

Trong ngành tổ chức sự kiện có rất nhiều vị trí công việc khác nhau và các nhân viên đảm nhiệm vai trò của mình sẽ phải phối hợp với nhau chặt chẽ để hoàn thành chương trình :

Đạo diễn sự kiện

Đạo diễn là người có vị trí cao nhất trong nhóm ekip thực hiện tổ chức sự kiện. Đây sẽ là người phụ trách lên ý tưởng cho chương trình cũng như quản lý giám sát chung quá trình diễn ra sự kiện. Đạo diễn sự kiện phụ trách nhiều mảng công việc khác nhau như : đạo diễn hình ảnh, âm thanh, sân khấu, kịch bản, ánh sáng…

Điều phối viên phải di chuyển nhiều

Điều phối viên sự kiện

Đây sẽ là người phải hoạt động nhiều nhất trong quá trình sự kiện diễn ra. Điều phối viên sẽ phải trực tiếp chỉ đạo các hoạt động khu vực sân khấu, khu vực điều khiển chung, bàn lễ tân, nơi đón khách…Thông thường nhân viên sẽ phải mặc đồ đen, tối màu để tránh nhầm lẫn với khách mời, nghệ sĩ biểu diễn.

Trách nhiệm của điều phối viên là đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, không gặp bất cứ sự cố nào. Vị trí công việc này đòi hỏi ứng viên ít nhất 1-2 năm kinh nghiệm và phải có sức khỏe tốt, có thể bao quát được mọi hoạt động.

Nhân viên kinh doanh sự kiện

Nhân viên kinh doanh hay sales event là người có nhiệm vụ tiếp xúc và khai thác thông tin khách hàng có nhu cầu tổ chức sự kiện. Nhân viên sẽ phải tư vấn cho khách hàng về địa điểm, quy mô và một số ý tưởng cơ bản cho sự kiện.

Nhân viên sale sự kiện cần có ngoại hình chỉn chu

Nhân viên đảm nhiệm công việc này cần có ngoại hình thu hút, khéo léo giao tiếp, có khả năng thuyết phục khách hàng. Ngoài ra nhân viên sale sự kiện cũng phải có nhiều mối quan hệ và sở hữu kinh nghiệm cá nhân tốt, để hoàn thành tốt công việc. Mức lương, thưởng hoa hồng của nhân viên kinh doanh rất cao, lên tới hàng chục triệu đồng mỗi tháng nếu có thu hút nhiều khách hàng sử dụng dịch vụ.

Thiết kế đồ họa

Thiết kế đồ họa 2D và 3D là vị trí có vai trò rất quan trọng trong một công ty tổ chức sự kiện. Thiết kế 2D sẽ thực hiện thiết kế các ấn phẩm, card, poster, quà tặng, backdrop, standee, banner, ngoài ra có thể là hồ sơ đấu thầu sự kiện. Trong khi đó thiết kế 3D sẽ phải dựng sân khấu. Đây sẽ là vị trí quan trọng trong quyết định tới việc chốt sale dự án.

Người phụ trách âm thanh, ánh sáng

Vị trí này sẽ chịu trách nhiệm công việc điều khiển hiệu ứng ánh sáng và âm thanh trong tổ chức sự kiện. Tuy nhiên công việc này thường được tích hợp cho đạo diễn âm thanh, ánh sáng hoặc nhân viên điều phối. Chỉ khi sự kiện thiếu nhân sự thì sẽ phải thuê ngoài.

Nhân viên chạy việc vặt

Nhân viên phụ việc sẽ phải làm những nhiệm vụ như cài mic cho nghệ sĩ, bê đồ đạc, chuẩn bị đồ ăn, chỉ đường cho khách mời, dán sticker và thực hiện các công việc khác theo mệnh lệnh của đạo diễn, điều phối viên. Công việc này phù hợp với các sinh viên part-time.

Sự kiện thành công đòi hỏi nhiều bộ phận liên kết

Content

Content sẽ thực hiện vai trò lên kịch bản, nội dung thông điệp sự kiện, kịch bản cho MC, nội dung truyền thông sự kiện…Content thường phải có 1-2 năm kinh nghiệm và sẽ phải thực hiện được nhiều văn phòng khác nhau đảm bảo phù hợp với chương trình sự kiện.

Quy trình tổ chức sự kiện

Muốn tạo ra một sự kiện thành công thì những nhân viên tổ chức phải mất rất nhiều công sức, thời gian và cả tiền bạc. Mỗi sự kiện sẽ có tính chất khác nhau nhưng cơ bản các nhân viên sẽ phải thực hiện quy trình như sau :

Trước sự kiện

Khâu chuẩn bị trước sự kiện đóng vai trò quan trọng đến sự thành công của chương trình vì thế đơn vị tổ chức cần chuẩn bị một kế hoạch cụ thể chi tiết :

Tìm hiểu thông tin về sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu, yêu cầu của khách hàng có nhu cầu tổ chức sự kiện. Lên kế hoạch chi tiết về loại hình sự kiện sẽ tổ chức như giới thiệu sản phẩm, dịch vụ mới, tri ân người tiêu dùng hay tiệc vinh danh thương hiệu. Tìm hiểu về nhu cầu, sở thích của đối tượng khách mới sẽ đến sự kiện.
Nghiên cứu về mô hình kinh doanh của doanh nghiệp khách hàng bao gồm điểm mạnh, lợi thế, điểm yếu, thách thức, cơ hội, so sánh với các đối thủ cạnh tranh cùng lĩnh vực.
Chuẩn bị thời gian, vật dụng, địa điểm, nhân sự, lên danh sách khách mời, trang thiết bị dành cho sự kiện. Dự chi cho các vấn đề có thể phát sinh.
Báo giá sự kiện cho khách hàng. Khảo sát giá cho các hạng mục sự kiện
Quảng bá cho sự kiện, lên kế hoạch truyền thông, marketing, liên lạc đối tác báo chí…

Trong sự kiện

Những quy trình sẽ diễn ra trong sự kiện bao gồm :

Tiếp đón các khách mời đến dự chương trình : Sắp xếp lễ tân, PG đón tiếp, sắp xếp người dẫn khách mời đến vị trí chỗ ngồi, ổn định khách mời trong khu vực diễn ra sự kiện.
Theo dõi các hoạt động diễn ra trong sự kiện theo đúng lịch trình dự định. Đảm bảo tất cả các khách mời được chăm sóc chu đáo, nhiệt tình trong quá trình sự kiện diễn ra.
Phục vụ ăn uống trong sự kiện, đảm bảo thực phẩm, đồ uống đầy đủ.
Ngoài hoạt động chính thì có thể tổ chức các hoạt động bên lề sự kiện như chụp ảnh check in hoặc mini game, phỏng vấn khách mời….

Sau sự kiện

Sau khi sự kiện đã kết thúc, nhân viên tổ chức vẫn cần lưu ý thực hiện tốt các vấn đề sau:

Chăm sóc khách hàng hậu sự kiện : hỏi khách hàng cảm nhận như thế nào về sự kiện, có điều gì hài lòng vừa chưa hài lòng về chương trình.
Phân tích sự kiện để có thể rút ra những bài học kinh nghiệm tốt nhất, đánh giá hiệu quả và thiếu sót trong quá trình tổ chức.
Hạch toán chi phí sự kiện, nắm rõ các khoản phát sinh và thông báo cho đối tác để thống nhất trong khâu thanh toán.

Tổ chức sự kiện là ngành nhiều bạn trẻ yêu thích

Kết luận

Ngành tổ chức sự kiện là một trong những nhóm ngành hấp dẫn nhiều bạn trẻ hiện nay nhờ thu nhập cao, tính chất công việc năng động thoải mái. Tuy nhiên để theo đuổi ngành này, các bạn trẻ cần học tập và trau dồi rất nhiều kỹ năng khác nhau, đồng thời chịu được áp lực từ phía khách hàng, đối tác.

Tổ chức sự kiện là gì ? Tìm hiểu nghề tổ chức sự kiện

Ngành tổ chức sự kiện là gì ?

Các lĩnh vực tổ chức sự kiện